Słowem wstępu
Siedzę i czekam na spotkanie u prezesa dużej giełdowej spółki. Przypadkiem jestem świadkiem rozmowy jednej asystentek z kimś z zarządu. Ten ktoś prosi o kupno biletu na „pendolino” Warszawa-Wrocław. Pani przyjmuje zlecenie i dzwoni gdzieś. Przekazuje wymagania, czyli „pendolino po południu, z Warszawy do Wrocławia, na piątek lub sobotę”. I pyta czy można dostać bilet na komórkę. Z tego co wyłapuję odpowiedź brzmi „Pendolino jedzie o 18:09, a biletu nie można dostać na komórkę”.
Myślę sobie nie mój cyrk, nie moje małpy. Ale …
Mówię do pani, że przypadkiem byłem świadkiem tej rozmowy i chciałbym sprostować parę rzeczy. Po pierwsze o 18:09 z Warszawy nie jedzie pendolino tylko standardowy skład Intercity. Po drugie bilet można dostać na komórkę i to spokojnie wystarcza, aby legalnie jechać.
Pani spojrzała na mnie z wyrazem „Pan tu nie stał!”. Ale po chwili druga mówi, że zaraz sprawdzi w internecie. Po chwili stwierdza, że faktycznie o 18:09 nie jedzie EIP [to oznaczenie dla pendolino] tylko EIC [standardowe składy].
A bilet można dostać w wersji elektronicznej.
Nie wiem co było dalej, ale jak wyszedłem ze spotkania godzinę później, to spotkało mnie szczere „Dziękuję za pomoc”. Znaczy się warto było.
Z reguły każda większa firma w dzisiejszych czasach ma dział zakupów, kupców, specjalistów ds. zakupów. Mają oni plany zakupowe, mają KPI’s dla tych zakupów i całe mnóstwo wszystkiego. Dokładają starań aby kupić jak najkorzystniejszej czyli jak … najtaniej. Założę się, że w wielu firmach ich rola sprowadza się do przeprowadzania zakupu zgodnie z przyjętą procedurę i za jak najniższą cenę. Na palcach można policzyć takie działy zakupów, które rozumieją specyfikę tego co kupują, dla kogo kupują i po co kupują, i potrafią spojrzeć szerzej, inaczej. Potrafią same od siebie uwzględnić tzw. TCO [total cost of ownership] czyli całkowity koszt zakupu/utrzymania/użytkowania.
Strażnicy SIWegZeta
Niestety z reguły tzw. „strażnicy SIWegoZeta” po prostu realizują zadania „kup to coś, za jak najmniejszą ilość peelenów”. Często dostają bonus od tzw. oszczędności. Ale niestety liczonej tu i teraz, dzisiaj. Bywa, że od swoich szefów słyszą „jak wynegocjujesz 20% rabatu, to dostaniesz 10% od tej kwoty”. Wtedy działają jak ślepy koń na Wielkiej Pardubickiej – „nie widzą przeszkód” i cisną, cisną, cisną, aż wycisną. I często zdarza się, że dostarczony produkt/rozwiązanie czegoś nie ma. Np. auto ma 17″ felgi zamiast 18″, aczkolwiek zamawiający/przyszły użytkownik wyraźnie napisał, że chciałby aby kupili mu pojazd XYZ w specyfikacji takiej i takiej. Tylko, że w tym procesie ciśnienia, ciśnięty szuka też dla siebie przestrzeni i jeśli czegoś nie ma w kolejnych specyfikacji w trakcie procesu „ciśnienia” [bo trudno to nazwać negocjacjami], to wysyła dokładną specyfikację tego co on sprzedaje za daną cenę. I potem nie ma już zmiłuj się. Widziały gały co brały. A i „przecież pan chciał 20% rabatu i to było dla pana ważne, więc jest 20% rabatu. A że wychodzi drożej niż wcześniej? Nic na to nie poradzę”.
Nie myślisz nie miej pretensji
Zdarza się, że ludzie z działu zakupu poświęcają mało czasu, aby zrozumieć co mają kupić i być doradcą w procesie niż pierwszoplanowym bohaterem. Dawać potencjalnym dostawcom szansę na prezentację rozwiązań, wspierać propozycję szukań nowego podejścia do tematu, bo może ten dostawca ma jednak więcej wiedzy i widzi cały proces inaczej. A czasami może lepiej. Szczególnie z punktu widzenie tego właśnie TCO. Sam kiedyś przejechałem się na super cenie drukarki. Kupiłem Lexmarka, bo miał odlotową cenę. Ale potem serce bolało mnie za każdym razem, gdy musiałem kupić tusz. W końcu Lexmark poleciał gdzieś tam i kolejną drukarkę kupiłem już po krótkiej analizie tego co potrzebuję i ile mnie to będzie kosztować w procesie obsługi.
Mieć święty spokój
Historia na wstępie jest prawdziwa w wielu dużych firmach. Tam działy zakupów szukają tych, którzy będą ich przedłużeniem. Szczególnie właśnie dla zakupów różnego rodzaju biletów. Kiedy ze zdziwieniem mówisz, że ty bilet na danej trasie możesz kupić taniej, to oni wtedy mówią ci, że nie wiesz wszystkiego. Że może ten jeden twój bilet jest tańszy, ale na tle innych biletów i super warunków płatności, to nie opłaca się aby firma sama kupowała bilety. I pewnie mają na dowód dobrze przygotowany „eksel”, z którego wynika niezbicie, że wszystko jest super.
Kupowanie to wyzwanie
Jeśli masz w firmie dział zakupów, to przyjrzyj mu się. Nie stawiaj zarzutów, nie osądzaj na wstępie. Po prostu wyciągnij zakupy z ostatnich 2-3 lat i sprawdź, co miało być kupione a co kupiono. I jak w tym czasie wygląda na rynku oferta „przegranych”. Bo może się też okaże, że oni pisali/ mówili, że za chwilę coś ulepszą/poprawią, tylko przygotowany SIWZ i jego strażnicy nie pozwalali na uwzględnienie tego. Bo przecież wtedy przetarg trzeba by było na nowo rozpisać a zakupy nie zrealizowałby swoich planów.
I zawsze trzeba pamiętać o regule „TDT”, czyli tanio, dobrze, terminowo i że działa tu zasada „wybierz dwa z trzech”.
P.S.
Kiedyś miałem okazję spotkać się z sytuacją, gdzie szef bonusował swoich pracowników za … wydatki zgodnie z planem. I kiedy zapłacili dostawcom usług mniej to była awantura. A była, bo … szef musiał się tłumaczyć dlaczego nie wydaje zaplanowanych pieniędzy. Ale to już historia na inny post.
